Forretningsorden 2020

Vedtaget:  Forretningsorden for 

Københavns Forældreorganisations bestyrelse 2020

§ 1. Møder 

Bestyrelsen afholder månedlige møder, jf. vedtægterne. Mødekalenderen planlægges for et år ad gangen, og datoerne udsendes til bestyrelsen samt suppleanter. Møderne lægges på bestyrelsens facebookgruppe som events. Som medlem af bestyrelsen har man pligt til at komme til møderne. Gentagne udeblivelser uden afbud bliver betragtet som misligholdelse af forpligtelser (se § 11). 

Bestyrelsen skal afholde ekstraordinært møde, når mindst halvdelen af bestyrelsen eller formanden anmoder om det. 

§ 2. Deltagere 

Bestyrelsen kan indbyde forældre med børn i institution i Københavns Kommune til at overvære bestyrelsens møder som tilhørere uden stemmeret (jfr. vedtægterne § 20). 

Sekretariatet deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret og står for referatet. 

§ 3. Indkaldelse 

Møderne indkaldes med mødedagsorden, der ifølge vedtægterne skal foreligge senest 8 dage før mødet. Indkaldelsen udsendes på mail til bestyrelsens medlemmer samt suppleanter. Det er sekretariatsmedarbejderens opgave at udsende dagsorden rettidigt. 

Sekretariatsmedarbejderen indhenter forslag til dagsordenpunkter fra bestyrelsesmedlemmerne samt suppleanter senest 10 dage før mødet. 

§ 4. Dagsorden 

Dagsordenen skal indeholde følgende faste punkter: 

Formalia: 

Valg af mødeleder

Godkendelse af dagsorden 

Eventuelt 

Der sættes tid på de enkelte dagsordenspunkter. 

Dagsordenen skal godkendes af bestyrelsen ved mødet før punkter kan vedtages. Kun et emne, der fremstår som selvstændigt punkt på dagsordenen, kan vedtages. Bestyrelsen kan beslutte at visse dagsordenpunkter behandles for lukkede døre. 

Nye større diskussioner, som opstår på mødet, skal så vidt muligt henlægges til næste møde, så alle har mulighed for at forberede sig, og for at sikre en kvalificeret diskussion. Det er mødelederens ansvar at vurdere om punktet skal henlægges til næste møde og at få udpeget en ansvarlig eller en arbejdsgruppe. 

§ 5. Mødeledelse 

Der vælges en mødeleder blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 

Mødelederens opgaver er at indlede dagsordenpunkter, føre og styre talerliste samt at opsummere beslutninger ved punktets afslutning. 

§ 6. Mødelængde 

Ordinære bestyrelsesmøder varer maksimalt 3 timer. Herefter afsluttes mødet og eventuelle manglende punkter sendes enten videre til udvalg eller henlægges til næste møde. 

§ 7. Beslutninger 

Ordinære bestyrelsesmedlemmer har stemmeret ved bestyrelsesmøderne. Alle øvrige deltagende har alene taleret. 

Deltagelse i beslutningsprocessen forudsætter deltagelse i bestyrelsesmøderne. Der kan således ikke stemmes ved fuldmagt. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger tilstræbes opnået i enighed, men kan dette ikke lade sig gøre træffes beslutningerne ved simpelt flertal. 

Mødelederen træffer afgørelse om afstemningen og opstiller et eller flere afstemningsspørgsmål. Afstemning foregår ved håndsoprækning og afgøres ved simpelt flertal blandt de fremmødte stemmeberettigede. 

En beslutning fra et tidligere møde kan kun omstødes, såfremt bestyrelsen vurderer, at der er præsenteret nye oplysninger, som stiller den konkrete sag i et nyt lys. 

§ 7a Afstemning online

Såfremt et beslutningspunkt ikke kan afvente førstkommende ordinære bestyrelsesmøde, kan ethvert bestyrelsesmedlem sætte punktet til afstemning via facebook med mulighed for at kommentarer. Svarfristen er minimum 48 timer. Den, der sætter afstemningen i gang, er ansvarlig for, at alle stemmeberettede er informerede om, at afstemningen forgår og kan give sin stillingtagen tilkende. 

Afstemningen afgøres som udgangspunkt ved simpelt flertal, men ethvert bestyrelsesmedlem har vetoret. Nedlægges der veto, indkaldes snarest til ekstraordinært bestyrelsesmøde. 

§ 8. Referat 

Sekretariatsmedarbejderen fungerer som referent. I dennes fravær vælges en anden referent blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 

Referatet udfærdiges som et beslutningsreferat, medmindre andet vedtages. Referatet skal udsendes på mail senest 3 dage efter mødet. Referatet anses som godkendt, hvis ikke der er fremkommet indsigelser inden en uge efter udsendelsen på mail. 

Godkendte referater formateres som pdf-dokumenter og uploades af sekretariatsmedarbejderen til KFOs drev. 

§ 9. Opgaveliste 

Som tillæg til referatet vedlægges en opdateret opgaveliste. I den findes en oversigt over de opgaver sekretariatet, bestyrelsesmedlemmer eller suppleanter er blevet udpeget til. Hver opgave er angivet med navn, opgavebeskrivelse, deadline samt status. 

Opgavelisten lægges sammen med bestyrelsesreferatet på KFOs drev. 

§ 10. Bestyrelsesseminarer 

En gang om året afholdes der et bestyrelsesseminar. Formålet er at behandle aktuelle temaer mere dybdegående eller at diskutere formål med KFOs arbejde. 

§ 11. Kassererens og sekretariatets opgaver 

Bestyrelsen vælger en kasserer blandt bestyrelsens medlemmer. Kassereren har (sammen med den øvrige bestyrelse) det overordnede ansvar for regnskabet og udarbejdelse af budget. Kassereren fører tilsyn med, at foreningens indtægter og udgifter følger det vedtagne budget. Væsentlige afvigelser fra det vedtagne budget skal godkendes af bestyrelsen. 

Bogholderi og regnskab er en del af sekretariatets funktioner. Sekretariatet står for ajourføring af medlemskartoteket og kontingentopkrævning, udbetalinger, den daglige bogføring samt udkast til regnskab/budget. Er der tvivl om dækning af et bilag/faktura, forelægges bilaget bestyrelsen til godkendelse. Formanden orienterer kvartalvis bestyrelsen om foreningens økonomiske status via år til dato-regnskaber. Kasseren, formanden og sekretariatet har adgang til bogføringssystemet.

Alle overførsler af penge til bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsessuppleanter og ansatte skal godkendes af kassereren. Sekretariatet udbetaler i overensstemmelse med vedtagne retningslinjer. Betalinger over 2.000,- kr. skal godkendes af kassereren inden udbetalingen, medmindre der er tale om aftalte honorarer/ godkendte udgifter. I kassererens fravær godkendes fakturaer/bilag af et bestyrelsesmedlem, udpeget af bestyrelsen. Kassererens egne udgiftsbilag gennemses og attesteres tilsvarende af det af bestyrelsen udpegede medlem. Sekretariatet kan indkøbe nødvendige materialer til drift af kontoret. Udgifter på mere end kr. 2.000 skal godkendes af kassereren eller formanden. 

Formand og sekretariatets medarbejderes har adgang til KFOs bankkonti via Netbank og betalingskort. 

§ 12 Refusion 

KFO kan udbetale godtgørelse for udgifter til transport, forplejning samt andre relevante udgifter i forbindelse med mødedeltagelse og repræsentation. Ved refusion samt afregning af udlæg skal originalbilag med nødvendige oplysninger til brug for regnskabsførelsen sendes til sekretariatet. Som udgangspunkt refunderes IKKE beløb uden original kvittering. 

Til KFOs bestyrelsesmedlemmer, herunder suppleanter, og ansatte kan udbetales rejserefusion/skattefri kørselsgodtgørelse efter flg. regler: 

For kørsel i egen bil udbetales skattefri kørselsgodtgørelse mod indsendelse af korrekt udfyldt skema til sekretariatet. Datoen for rejsen samt rejsens formål skal fremgå tydeligt af skemaet. 

Andre afholdte rejseudgifter kan refunderes mod, at fremsendes originalbilag til sekretariatet. På bilaget eller billetten skal anføres, hvem der har rejst, og formål og dato for rejsen. 

Forplejning i forbindelse med møder refunderes mod aflevering af originalbilag. Det skal på bilaget tydeligt anføres, hvem der har afholdt udgiften samt dato og formål. 

Deltagelse i konferencer og andre møder, der medfører konkrete udgifter for KFO, som f.eks. deltagergebyrer, større transportudgifter og overnatning skal godkendes på forhånd i bestyrelsen. Dette kan foregå via e-mail. 

§ 12a Frikøb 

I forbindelse med omfattende mødeaktivitet for foreningen er der mulighed for at få godtgørelse for dokumenterede ekstraudgifter til børnepasning samt godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste. (Frikøb) 

KFOs formand er frikøbt 20 timer til 22.000 plus pension 12,5 procent. Ved kampvalg om formandsposten, modtager sidende formand honorar løbende måned plus 30 dage efter fratrædelse, såfremt denne ikke genvælges. Ved frivillig fratrædelse er det løbende måned. 

Bestyrelsen skal i forbindelse med godkendelse af frikøb i hvert enkelt tilfælde anvise den konto, udgiften skal bogføres på, herunder anvise, om der skal anvendes KK-midler eller foreningsmidler.

§ 13 Honorarer / Ansættelse 

Bestyrelsen kan under hensyntagen til det vedtagne budget ansætte arbejdskraft, herunder betale honorar i forbindelse med afholdelse af kurser og foredrag. 

For 2020 fastsættes honoraret for et bestyrelseskursus og konsulentarbejde (undervisning, konfliktmægling mv. IKKE politiske møder) gives 850 kr. i timen svarende til ekstern konsulentløn i staten på 2 timer med forberedelse/opfølgning til kr. 1.700 kr. pr. gang. Konsulentarbejde defineres som håndholdte processer om aftenen. Tvivlsspørgsmål vendes med den personale ansvarlige.

§ 14 Forpligtelser som medlem af KFOs bestyrelse 

Bestyrelsens medlemmer forpligter sig ved tiltrædelse til at følge nærværende forretningsorden samt vedtægterne for Københavns Forældreorganisation. 

Følger repræsentanter ikke bestyrelsens beslutninger, kan denne 

a) påtale det overfor vedkommende 

b) ekskludere vedkommende fra bestyrelsen

§15 eventuelle arbejdsgrupper er forpligtede til løbende at holde KFO’s bestyrelse informeret

Orienteringen om arbejdsgruppens arbejde skal enten forgår telefonisk, skriftligt eller ved fremmøde på bestyrelsesmøder, når bestyrelsen kræver det.

§ 16. Ændringer og ikrafttræden 

Ændringer til forretningsordenen foretages på baggrund af almindeligt stemmeflertal og træder i kraft straks efter vedtagelsen. 

Vedtaget af bestyrelsen for Københavns Forældreorganisation 

på bestyrelsesmøde d. 18. maj 2020